Départements & Notaires est un extranet permettant d'apporter une réponse en temps réel aux études notariales chargées d’une succession s'interrogeant sur l'existence éventuelle d'une créance du Département au titre de l'aide sociale.

Communauté

L'ADULLACT assure l'animation de la communauté des utilisateurs (conseils départemetaux). Les Groupes de Travail Collaboratif (GTC) offrent un lieu d'échange de bonnes pratiques et d'expériences. Ils sont aussi le lieu des prises de décision quant à la feuille de route de l'application. Les GTC sont organisés en moyenne tous les ans (hors période Covid). Les comptes rendus des précédents GTC Départements & Notaires sont consultables en ligne.

La communauté Départements & Notaires échange grâce à la liste discussion "dep-notaire". L'inscription est réservée aux collectivités et se fait sur demande (merci de nous contacter à cet égard).

La fiche Départements & Notaires sur le Comptoir du Libre donne accès à la liste des collectivités déjà utilisatrices ainsi qu'aux prestataires déclarés sur l'application.

Informations techniques

Le service https://nextcloud.adullact.org est une instance du logiciel libre Nextcloud dédiée aux collectivités et opérée par l'ADULLACT. Les données sont hébergées en France.

Pré-requis

Comme tous les autres services, le service Nextcloud Collabora de l'ADULLACT s'adresse aux adhérents de l'association.
Pour demander la création d'un compte administrateur de votre collectivité adhérente pour son espace collaboratif, il convient de renseigner le formulaire de demande d'accès au Nextcloud de l'ADULLACT .

L'administrateur :

  • pourra créer d'autres comptes (utilisateurs non administrateurs) pour le compte de sa collectivité
  • pourra fixer les droits sur les espaces partagés à l'ensemble de la collectivité.
  • sera inscrit sur une liste de diffusion dédiée à Nextcloud. Cette liste est utilisée par l'ADULLACT pour informer des évolutions du service, informer nos utilisateurs en cas d'incident, échanger entres collectivités sur les usages autour du Nextcloud.

Fonctions et limitations

Le service propose un espace collaboratif de 5Go pour l'ensemble de la collectivité, que l'administrateur pourra structurer librement. Chaque utilisateur dispose d'un espace de 100Mo qui lui est réservé et qu'il gère en toute autonomie.

Plus d'informations sur les fonctionnalités : https://adullact.org/service-en-ligne-nextcloud

Pour toutes questions sur les usages il est conseillé :

  • d'utiliser le manuel d'aide accessible directement dans le menu utilisateur en haut à gauche de l'écran Nextcloud appelé " Aide Nextcloud "
  • d'utiliser la liste de diffusion nextcloud AROBASE listes.adullact.org, sur laquelle vous pouvez échanger avec d'autres collectivités autour de Nextcloud .
  • de contractualiser un support avec un prestataire Nextcloud reconnu sur le Comptoir du libre

Présentation

Le serveur demarches.adullact.org est l'instance du logiciel libre Démarches Simplifiées (développé et maintenu par la DINUM) dédiée aux collectivités et opérée par l'ADULLACT.

Vocabulaire

  • Démarche : démarche administrative créée par une collectivité, et à destination de ses citoyens (exemple : inscription à la cantine, demande d'état-civil...)
  • Dossier : ensemble des informations saisies par un citoyen lors du remplissage d'une démarche.
  • Instructeur : agent de la collectivité chargé de traiter les dossiers d'une démarche.
  • Administrateur : agent de la collectivité ayant les habilitations pour créer de nouvelles démarches

Pré-requis

Le service Démarches Simplifiées de l'ADULLACT s'adresse aux adhérents de l'association.

Un seul administrateur est créé par collectivité.
Si plusieurs personnes doivent créer des démarches ou si vous souhaitez anticiper des changements d'organisation comme le départ d'un agent, nous vous invitons à utiliser un courriel non nominatif.

Pour demander la création du compte administrateur de votre collectivité adhérente, il convient de renseigner le formulaire de demande d'accès au service Démarches Simplifiées de l'ADULLACT.

Questions

Nous serons très heureux de répondre à vos questions par mail sur demarches AROBASE adullact.org.

Ce service est mis à disposition des adhérents de l'ADULLACT. Pour des prestations complémentaires (formations, accompagnement...) nous vous invitons à contacter les prestataires inscrits sur le Comptoir du Libre.

Limitations

Pour le moment, Démarches Simplifiées de l'ADULLACT possède encore quelques différences par rapport à l'instance Demarches-Simplifiees.fr  :

  • FranceConnect n'est pas encore activé (des jetons multiples sont juridiquement nécessaires pour les collectivités, là où l'État n'en utilise qu'un seul).
  • Au sein de l'application, le formulaire de demande d'aide (ou contact) n'est pas encore fonctionnel. Cependant, n'hésitez pas à nous joindre sur demarches AROBASE adullact.org
  • Une démarche peut contenir des pièces jointes. Cependant lors du passage à la prochaine version s'appuyant sur une technologie de stockage différente (ObjectStorage), de telles démarches seront perdues ainsi que les contenus soumis par les citoyens. Les collectivités utilisatrices seront prévenues en amont de la mise à jour afin qu'elles puissent s'organiser. Les champs impactés sont les suivants :
    • pièce justificative,
    • logo de la démarche,
    • import d'un texte de cadre juridique,
    • notice explicative de la démarche.

Liste de discussions

Quand une collectivité demande un accès au service Démarches-Simplifiées de l'ADULLACT, nous l'inscrivons sur une liste de diffusion dédiée à ce service. Il est possible d'y échanger entre pairs sur la création de démarches.

L'association ADULLACT utilise aussi cette liste pour informer les utilisateurs d'éventuels incidents et des évolutions fonctionnelles, ainsi que pour lancer des Groupes de Travail Collaboratifs (GTC).

Si vous utilisez déjà ce service Démarches-Simplifiées de l'ADULLACT, vous pouvez écrire à demarches-simplifiees AROBASE listes.adullact.org . Si ce n'est pas le cas contactez nous pour corriger cet oubli.


Une fois que la collectivité ou l'organisme est adhérent à l'association, une personne de la collectivité ou de l'organisme doit être désignée pour gérer le service. Nous lui créons ensuite un compte administrateur. Ce compte dispose de toutes les habilitations nécessaires pour faites toutes les autres actions pour la collectivité.

Nous avons besoin de :

  • le nom exact de la collectivité, tel qu'il appraitra sur l'application,
  • un nom et prénom pour le compte administrateur,
  • et son adresse mail.


Quand tout est prêt, vous recevrez sur l'adresse communiquée un mail produit par la procédure d'oublie de mot de passe. Ce message contient un lien pour pouvoir fixer le mot de passe. Il n'est valable que 24h, mais vous pouvez utiliser vous même la procédure du mot de passe à votre convenance.

Vous pouvez également tester I-DELIBRE avec notre démonstration i-delibre.

Et pour démarrer concrètement et en production avec I-DELIBRE, voir les pré-requis techniques.

Enfin, nous vous conseillons vivement (même si c'est optionnel) de consulter les prestataires déclarés pour bénéficier d'un accompagnement professionnel. Voir la liste des prestataires.

(dernière mise à jour : 04/11/2016)

Le Comptoir du Libre facilite l'adoption des logiciel libres métier au sein des collectivités et administrations.

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